Хотя смета может быть составлена с использованием специальной компьютерной программы, это не является обязательным требованием. В общем случае любой человек с соответствующим строительным образованием может составить смету, однако для создания качественной сметы необходим опыт и знание строительной технологии.
Использование программы упрощает работу, поскольку она включает в себя большинство видов работ, их стоимость и необходимые строительные материалы с расчетом норм.
Например, если в смету входят работы по возведению гипсокартонных перегородок, сметчик указывает "Возведение перегородок из гипсокартона", а программа автоматически подставляет комплексную расценку, учитывающую все этапы технологического процесса: установка каркаса, обшивка листами гипсокартона, заделка швов. Последующие работы (грунтовка, шпаклевка, оклейка обоями под покраску, окраска) вводятся как отдельные работы.
Работы, указанные в смете, могут быть разделены на несколько этапов. Это удобно как для строителей, так и для заказчика, поскольку становится понятно, какие работы должны быть выполнены в определенный период и сколько они будут стоить. Также это позволяет осуществлять поэтапную оплату работ.